Privacy e GDPR

IL NUOVO REGOLAMENTO PRIVACY E LA SUA ATTUAZIONE

Il regolamento generale sulla protezione dei dati (RGPD, in inglese GDPR, General Data Protection Regulation- Regolamento UE 2016/679) è un Regolamento con il quale la Commissione europea ha inteso rafforzare e rendere più omogenea la protezione dei dati personali di cittadini dell’Unione Europea e dei residenti nell’Unione Europea, sia all’interno che all’esterno dei confini dell’Unione europea (UE). Il testo, pubblicato su Gazzetta Ufficiale Europea il 4 maggio 2016 ed entrato in vigore il 25 maggio dello stesso anno, è diventato efficace il 25 maggio 2018.

Gli obiettivi principali della Commissione europea nel GDPR sono quelli di restituire ai cittadini il controllo dei propri dati personali e di semplificare il contesto normativo che riguarda gli affari internazionali unificando e rendendo omogenea la normativa privacy dentro l’UE.

Dal 25 maggio 2018, il GDPR è andato a sostituire la direttiva sulla protezione dei dati (ufficialmente Direttiva 95/46/EC) istituita nel 1995, abrogando le norme del Codice per la protezione dei dati personali (dlgs.n. 196/2003) che risultano con esso incompatibili.

Il regolamento è stato adottato il 27 aprile 2016. Applicato a partire dal 25 maggio 2018 dopo un periodo di transizione di due anni e, a differenza di una Direttiva, non richiede alcuna forma di legislazione applicativa da parte degli stati membri. Malgrado ciò, il legislatore italiano è intervenuto a regolare alcuni aspetti con la legge di bilancio 2018. Non solo, ma dovranno uscire i decreti attuativi che normeranno definitivamente la norma nella legislazione italiana.

 

Ambito

Il regolamento si applica ai dati dei residenti nell’Unione Europea. Inoltre, a differenza dell’attuale direttiva, il regolamento si applica anche a imprese ed enti, organizzazioni in generale, con sede legale fuori dall’UE che trattano dati personali di residenti nell’Unione Europea. Ciò anche a prescindere dal luogo o dai luoghi ove sono collocati i sistemi di archiviazione (storage) e di elaborazione (server). Il regolamento non riguarda la gestione di dati personali per attività di sicurezza nazionale o di ordine pubblico (“le autorità competenti per gli scopi di prevenzione, indagine, individuazione e persecuzione di reati penali o esecuzione di provvedimenti penali”). Secondo la Commissione Europea “i dati personali sono qualunque informazione relativa a un individuo, collegata alla sua vita sia privata, sia professionale o pubblica. Può riguardare qualunque dato personale: nomi, foto, indirizzi email, dettagli bancari, interventi su siti web di social network, informazioni mediche o indirizzi IP di computer.” Il regolamento disciplina solo il trattamento di dati personali delle persone fisiche.

 

Dati

Vengono ampliate e caratterizzate le definizioni sui dati presenti nella corrente direttiva e aggiunte di nuove. Quindi, oltre al dato personale, troviamo dati genetici, biometrici e relativi alla salute, comunque tutte informazioni che consentono l’identificazione univoca o l’autenticazione di una persona fisica.

  • Dato personale: informazioni relative a persona fisica identificata o identificabile. La novità risiede proprio nel criterio di identificazione, dove con “identificativo” si intendono nome, caratteristiche di tipo fisiche o fisiologiche, identificativo on line.
  • Dati genetici: ereditati o acquisiti, ottenuti tramite analisi di DNA ed RNA da un campione biologico della persona fisica in questione.
  • Dati biometrici: come l’immagine facciale, grazie ai quali è possibile identificare una ed una sola persona fisica.
  • Dati sulla salute: sia fisica che mentale, passata, presente o futura, ma anche informazioni su servizi di assistenza sanitaria, laddove presenti, indipendentemente dalla fonte, quale, ad esempio, un medico.

 

Insieme unico di regole e sportello unico

A tutti gli stati membri UE si applicherà un insieme unico di regole. Ciascuno stato membro istituirà un’autorità sovrintendente indipendente per dare udienza ai reclami, effettuare indagini, sanzionare le infrazioni amministrative, ecc. Le autorità sovrintendenti in ciascuno stato membro collaboreranno con le altre, fornendo assistenza reciproca e organizzando operazioni congiunte. Qualora una ditta abbia più stabilimenti nell’UE, avrà un’unica autorità sovrintendente come propria “autorità principale”, sulla base dell’ubicazione del proprio “stabilimento principale” (ossia il posto dove hanno luogo le principali attività di gestione). L’autorità principale agirà quale “sportello unico” per supervisionare tutte le attività di gestione dati di quella ditta nell’UE (Articoli 46 – 55 del GDPR). Il Comitato europeo della protezione dati (EDPB, European Data Protection Board) coordinerà le autorità sovrintendenti. L’EDPB andrà a sostituire il gruppo di lavoro dell’Articolo 29.

Vi sono eccezioni nel caso di dati elaborati in un contesto di impiego e di dati elaborati a scopo di sicurezza nazionale, che potrebbero ancora essere soggetti ai regolamenti delle singole nazioni (Articoli 2(2)(a) e 82 del GDPR).

 

Responsabilità

Il principio di responsabilità legato al trattamento dei dati personali resta ancorato (come nel Codice per la protezione dei dati personali) ad un concetto di responsabilità per esercizio di attività pericolosa con una valutazione ex ante in concreto ed una sostanziale inversione dell’onere della prova. Per non rispondere del danno commesso derivante dal trattamento dei dati personali occorre sostanzialmente provare di aver fatto tutto il possibile per evitarlo. Il Regolamento aggancia e sviluppa questo tipo di responsabilità verso il concetto di Accountability (art. 5 co. 2). Occorre osservare i principi applicabili al trattamento dei dati personali di cui all’articolo 5 adempiendo alle relative obbligazioni ed essere in grado di comprovarlo.

 

OBBLIGHI

I requisiti per le informative agli interessati rimangono e in parte sono ampliati. Essi devono includere il tempo di mantenimento dei dati personali e occorre fornire i contatti di chi controlla i dati e del funzionario preposto alla protezione dei dati.

È stato introdotto il diritto di contestazione delle decisioni automatizzate, compresa la profilazione (Articolo 22). I cittadini hanno ora il diritto di contestare e contrastare decisioni che hanno impatto su di loro e che sono state realizzate unicamente in base ai risultati di un algoritmo.

Tale diritto, fatta eccezione per dati personali intesi ad identificare in modo univoco una persona fisica (Articolo 9 comma 1), non si applica nel caso in cui la decisione:

  • sia necessaria per la conclusione o l’esecuzione di un contratto tra l’interessato e un titolare del trattamento;
  • sia autorizzata dal diritto dell’Unione o dello Stato membro cui è soggetto il titolare del trattamento, che precisa inoltre misure adeguate a tutela dei diritti, della libertà e dei legittimi interessi dell’interessato;
  • si basi sul consenso esplicito dell’interessato.

I principi di Privacy by Design and by Default (Articolo 25) richiedono che la protezione dei dati faccia parte del progetto di sviluppo dei processi aziendali per prodotti e servizi.

Le impostazioni di privacy sono configurate su un livello alto in modo predefinito.

Le valutazioni dell’impatto della protezione dei dati (Articolo 35) devono essere effettuate nei casi in cui si verifichino rischi specifici per i diritti e le libertà dei soggetti dei dati. La valutazione e la riduzione del rischio sono richieste insieme ad un’approvazione preventiva da parte delle autorità per la protezione dei dati (DPA, Data Protection Authority) per rischi elevati. I Responsabili per la protezione dei dati (Articoli 37) sono tenuti a verificare l’osservanza delle norme del Regolamento da parte dei titolari e nel caso di valutazioni di impatto, se richiesto dal titolare, sono tenuti a consultarsi con esso.

 

Consenso

Un valido consenso deve essere esplicitamente dato per la raccolta dei dati e per i propositi per i quali sono usati (Articolo 7; definito in Articolo 4). Pertanto se la richiesta viene inserita nell’ambito di altre dichiarazioni essa va distinta e formulata con linguaggio semplice e chiaro (Articolo 7). Condizione di validità del consenso è che le finalità per cui viene richiesto siano esplicite, legittime, adeguate e pertinenti (Articolo 5). Nel caso in cui il consenso al trattamento dei propri dati personali per una o più specifiche finalità sia stato espresso da minori esso è valido solo se il minore ha almeno 16 anni. L’età viene ridotta a 13 anni solo se lo stato membro ha previsto con legge una diversa età purché non inferiore a questa. Qualora il minore abbia un’età inferiore ai 16 o 13 anni, il consenso al trattamento deve essere dato da un genitore o da chi eserciti la potestà, e deve essere verificabile (Articolo 8). I controllori dei dati devono essere in grado di provare il consenso (“opt-in”) e il consenso può essere ritirato o modificato con l’introduzione di limitazioni nel trattamento (art. 18).

 

Sicurezza dei dati

La sicurezza dei dati raccolti è garantita dal titolare del trattamento e dal responsabile del trattamento chiamati a mettere in atto misure tecniche e organizzative idonee per garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio. A tal fine il titolare e il responsabile del trattamento garantiscono che chiunque acceda ai dati raccolti lo faccia nel rispetto dei poteri da loro conferiti e dopo essere stato appositamente istruito, salvo che lo richieda il diritto dell’Unione o degli Stati membri (Articolo 32). A garanzia dell’interessato il Regolamento UE 2016/679 regolamenta anche il caso di trasferimento dei dati personali verso un paese terzo o un’organizzazione internazionale (Articolo 44 e ss) e prevede che l’interessato venga prontamente informato in presenza di una violazione che metta a rischio i suoi diritti e le sue libertà (Articolo 33).

 

Responsabile per la protezione dei dati (cd DPO, Data protection officer)

Qualora l’elaborazione sia effettuata da un’autorità pubblica, fatto salvo per le corti o le autorità giudiziarie indipendenti agenti nella loro competenza giudiziaria, o qualora, nel settore privato, l’elaborazione sia effettuata da un controllore le cui attività principali consistono di operazioni di elaborazione che richiedono un monitoraggio regolare e sistematico dei soggetti dei dati, una persona esperta di legislazione e pratiche relative alla protezione dei dati deve assistere colui che li controlla o li gestisce al fine di verificare l’osservanza interna al regolamento. Il responsabile per la protezione dei dati è una figura simile, ma non identica, al preposto all’osservanza, in quanto ci si aspetta che il primo abbia una buona padronanza dei processi informatici, della sicurezza dei dati (inclusa la gestione dei ciber-attacchi) e di altre questioni di coerenza aziendale riguardanti il mantenimento e l’elaborazione di dati personali e sensibili. Ricorda molto l’Odv (organismo di vigilanza) della legge n. 231 del 2001 sulla responsabilità penale delle persone giuridiche e il responsabile anticorruzioni per la sua autonomia, indipendenza e assenza di conflitti di interesse. L’insieme di competenze richieste si estende al di là della comprensione dell’osservanza legale di leggi e regolamenti sulla protezione dei dati e comporterà una grande preparazione e professionalità. Il monitoraggio dei Data Protection Officer sarà onere del regolatore e non del consiglio di amministrazione dell’organizzazione che assume il funzionario. La nomina di un responsabile per la protezione dei dati all’interno di una grande organizzazione rappresenterà una sfida sia per il consiglio di amministrazione, sia per lo stesso responsabile. Considerati lo scopo e la natura della nomina, sono in gioco una miriade di questioni legate alla governance e a fattori umani che le organizzazioni e le aziende dovranno affrontare. Inoltre, chi detiene l’incarico dovrà creare un proprio team di supporto e sarà anche responsabile del proprio sviluppo professionale continuativo, dal momento che, come “mini-regolatore” ad ogni effetto, dovrà essere indipendente.

 

Violazione dei dati (cd Data Breach) art. 33 e art. 34

Il titolare del trattamento dei dati avrà l’obbligo legale di rendere note le fughe di dati all’autorità nazionale e di comunicarle entro 72 ore da quando ne è venuto a conoscenza. I resoconti delle fughe di dati non sono soggetti ad alcuno standard “de minimis” e debbono essere riferite all’autorità sovrintendente non appena se ne viene a conoscenza e comunque entro 72 ore. In alcune situazioni le persone di cui sono stati sottratti i dati dovranno essere avvertite.

Sanzioni

Possono essere comminate le seguenti sanzioni:

  • un’ammonizione scritta in casi di una prima mancata osservanza non intenzionale.
  • accertamenti regolari e periodici sulla protezione dei dati
  • una multa fino a 10 milioni di euro, o fino al 2% del volume d’affari globale registrato nell’anno precedente nei casi previsti dall’Articolo 83, Paragrafo 4 o fino a 20 milioni di euro o fino al 4% del volume d’affari nei casi previsti dai Paragrafi 5 e 6.

 

Diritto alla cancellazione, limitazione e rettifica.

Il cosiddetto diritto all’oblio è stato sostituito da un più limitato diritto alla cancellazione nella versione del GDPR adottata dal Parlamento Europeo nel marzo del 2014. L’Articolo 17 stabilisce che il soggetto dei dati ha il diritto di richiedere la cancellazione di dati personali relativi a sé sulla base di una qualsiasi di una serie di giurisdizioni che comprendono la mancata osservanza dell’articolo 6.1 (legalità), il quale include il caso (f) in cui gli interessi o i diritti fondamentali del soggetto dei dati richiedente la loro protezione prevalgono sui legittimi interessi del controllore. L’interessato deve poter esercitare questo suo diritto con la stessa facilità con cui ha espresso il consenso al trattamento dei suoi dati. Il responsabile del trattamento, dietro richiesta dell’interessato, dovrà comunicare all’interessato i destinatari a cui ha trasmesso la sua richiesta di cancellazione (Articolo 19). Sul responsabile del trattamento grava lo stesso onere in caso di richiesta di limitazione o di rettifica dei dati presentata dall’interessato rispettivamente ai sensi dell’art. 18 e dell’art. 16 del Regolamento UE 2016/679.

 

Portabilità dei dati

Una persona deve essere in grado di trasferire i propri dati personali da un sistema di elaborazione elettronico a un altro senza che il controllore dei dati possa impedirlo. Inoltre, i dati devono essere forniti dal controllore in un formato strutturato e di uso comune. Il diritto alla portabilità dei dati è sancito dall’Articolo 18 del GDPR. Gli esperti legali vedono nella versione finale di questa misura la creazione di un “nuovo diritto” che “si estende oltre l’ambito della portabilità dei dati tra due controllori, così come stipulato dall’Articolo 18”.

Dott. Gian Luca Bucciarelli

Studio Professionisti Associati

Responsabile Area Compliance